Arbeiten (oder nicht) in Zeiten von COVID-19

Früher war die Erlaubnis, aus dem Home Office zu arbeiten, der Ritterschlag an Vertrauen und New-Work-Einstellung, heute ist es nur noch die gesteigerte Form von regelmäßigem Händewaschen. COVID-19, gemeinhin auch Corona-Virus genannt, hat zu nie vorher erlebter Hektik und Geschäftigkeit in vielen Firmen geführt. Am liebsten würden manche Unternehmen alle Mitarbeiter für zwei Wochen in Hausisolation schicken, damit sie ihre Arbeitskraft dem Unternehmen weiterhin ohne Erkältungssymptome zur Verfügung stellen können. Nun, Panik ist unangebracht, Besorgnis nicht. Es ist tatsächlich eine gute Idee, wo es geht, auf allzu menschlichen Kontakt zu verzichten, wenn schon nicht wegen der eigenen Gesundheit dann zu Gunsten von älteren Mitmenschen aus dem persönlichen Umfeld. Wer ohnehin aus dem Home-Office arbeiten darf, ist jetzt fein raus. Hier ändert sich nichts, wer öffentliche Verkehrsmittel und gemeinsam genutzte Räume im Unternehmen meiden kann, reduziert sein Ansteckungsrisiko deutlich.

Viele Firmen versuchen derzeit ihre Home-Office-Kapazitäten deutlich aufzurüsten. Aber es ist nicht so einfach, um den Faktor X mehr Verbindungen bereitzustellen. Zum einen ist bei diesen Größenordnungen in der Regel andere Hardware für die VPN-Gateways notwendig, zum anderen ist das Provisionieren und Verteilen der üblicherweise eingesetzten 2-Faktor-Authentisierung für Tausende von Nutzern keine kleine Herausforderung. Aber ganz abgesehen vom Hochskalieren von VPN-Verbindungen, können Unternehmen eine ganze Reihe an Maßnahmen ergreifen, um sich auf mögliche Auswirkungen von COVID-19 vorzubereiten. So schlägt Microsoft vor, stärker auf die Collaborations-Lösung Teams zu setzen und beschreibt hier, wie man das am besten macht.

Eine ganz simple Aufgabe ist, die eigenen Kernprozesse, -produkte und -mitarbeiter zu kennen und alle Maßnahmen dort zu konzentrieren. Diese Schlüsselressourcen müssen dokumentiert und in allen Business Continuity-Unterlagen enthalten sein. Normalerweise kümmern sich BCM (Business Continuity Management)-Prozesse um das Wegfallen von physischen Ressourcen und wie damit umgegangen wird. In diesem Fall ist die Physik vorhanden, allerdings fehlen die menschlichen Bediener. Selbst wenn sie nicht erkrankt sind, können sie entweder in Isolation oder Quarantäne sein. In drastischeren Szenarios wird schon mit dem Wegfall des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs gerechnet. Auch in diesem Fall sind Mitarbeiter nicht in der Lage zum Arbeitsplatz zu kommen.

Aus welchen Gründen das Personal fehlt ist aber nicht entscheidend. Wichtig ist, sich für den Fall der Fälle vorzubereiten. Dabei helfen folgende Best Practices:

• Rollen und Fähigkeiten von Mitarbeitern müssen bekannt und durch Vertretungen abgedeckt werden können. Generell sollte es keine „Sollbruchstellen“ in Form von exklusivem Wissen und Fähigkeiten im Unternehmen geben, Menschen werden auch unabhängig von Corona krank oder verlassen das Unternehmen. Eine Liste mit den Schlüsselpersonen und ihren Vertretungen ist eigentlich Grundausstattung.
• Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für einen kritischen Blick auf die Arbeitsrichtlinien. Neben naheliegenden Dingen wie der Home-Office-Regelung sollte man auch Face-to-Face-Meetings in Online-Konferenzen umwandeln und die Zahl der Mitarbeiter im Büro über eine Art Schichtregelung reduzieren.
• Auch wenn niemand gern daran denkt, in einigen Bereichen ist mit deutlich weniger Nachfrage in den nächsten Wochen zu rechnen. Die Produktionsplanung und das Supply-Chain-Management sollten darauf vorbereitet sein.
• Mittlerweile sollte sich die Wichtigkeit von gründlichem Händewaschen herumgesprochen haben. Aber WIE richtig gewaschen wird, wissen die wenigsten. Ein Awareness-Programm kann grundlegende Infos zu persönlicher Hygiene geben und Infektionen verhindern.
• Auch den Ernstfall sollte man einkalkulieren: Tatsächliche COVID-19 Infektionen der Mitarbeiter. In dem Fall sollten Härteregelungen und Unterstützungsmaßnahmen für die Betroffenen und ihre Angehörigen geplant und vorbereitet werden.
• Ebenfalls notwendig ist dann aber auch, zu wissen, wer in der Nähe des Infizierten gesessen hat oder anderweitig mit ihm in näherem Kontakt war. Verhaltensregeln sollten klar vorgeben, was im Büro erlaubt ist und was nicht. Und natürlich – eigentlich selbstverständlich – muss es auch im Büro ausreichend Handwasch- und Desinfektionsmittel geben.

Ob eine Langzeitplanung notwendig ist, entzweit im Moment die Auguren. Betrachtet man DAX und Dow, sieht es nicht nach einer Situation aus, die wirklich lange vorhalten wird. Aber es kann nicht schaden, im Rahmen von COVID-19 einen Blick in die ISO/TS 22318:2015 zu werfen, sich darüber Gedanken zu machen, wie man mittel- und langfristig mit verschiedenen Szenarien hinsichtlich der eigenen Produktionskapazität und Unterbrechungen der Lieferkette umgeht. Wer sich so etwas bei einem globalen Großunternehmen wie Microsoft ansehen will, findet hier das „Microsoft Cloud - Enterprise Business Continuity Management (EBCM) Program“.