Shadow AI: Wie KI-Tools Unternehmensdaten gefährden

Immer mehr Angestellte nutzen KI-Tools wie ChatGPT heimlich, um produktiver und effizienter zu arbeiten. Doch Shadow AI birgt Gefahren für Datenschutz, Compliance und Reputation. Firmen benötigen deshalb klare Regeln und sichere Alternativen.

Schatten-IT gilt heute fast schon als alter Hut, den nahezu jeder kennt und im Alltag erlebt. Der Begriff beschreibt einen nicht von der IT-Abteilung eines Unternehmens offiziell genehmigten und verwalteten Einsatz von Endgeräten, Anwendungen oder Cloud-Diensten. Schatten-IT existiert in nahezu allen Organisationen – ohne und teilweise auch mit stillschweigender Billigung der IT-Abteilung. Der Grund für ihre weite Verbreitung ist, dass viele Beschäftigte ihre Aufgaben dank Schatten-IT produktiver und effizienter erledigen können.

Was Shadow AI im Arbeitsalltag bedeutet

Heute beobachten IT-Abteilungen ein ähnliches Phänomen bei Large Language Models (LLMs). Nicht nur in privaten Umgebungen, sondern auch in vielen Unternehmen sind sie längst durch die Hintertür angekommen. Das sorgt für neue Risiken, wenn die Mitarbeiter etwa frei zugängliche Chatbots wie ChatGPT, Claude oder Gemini unkontrolliert einsetzen und dabei vertrauliche Geschäftsdaten hochladen. Für dieses relativ neue Phänomen gibt es bereits eine Bezeichnung: Shadow AI. Sie beschreibt die Nutzung von KI-Tools und -Anwendungen ohne Wissen oder Freigabe der IT-Abteilung. 

Die Verbreitung von Shadow AI explodiert geradezu. So geht der Cloud-Plattform-Anbieter Zendesk in seiner aktuellen Studie „CX Trends“ davon aus, dass sich ihre Nutzung in diesem Jahr im Vergleich zum Vorjahr um rund 250 Prozent erhöht. Tendenz steigend. Zendesk warnt, dass diese rapide Zunahme Firmen konkreten Sicherheitsrisiken aussetzt und Datenschutz, Compliance und Geschäftsethik gefährdet.

Eine von Harmonic Security im Herbst 2024 durchgeführte Studie kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Laut dieser Untersuchung nutzt mittlerweile jeder zweite Angestellte heimlich nicht freigegebene KI-Tools. Die meisten setzen diese Praxis selbst dann fort, wenn Unternehmen die Nutzung offiziell verbieten.

Warum Mitarbeiter Shadow AI nutzen

Laut Zendesk gibt es verschiedene Gründe dafür, dass Menschen zunehmend auf Schatten-KI zurückgreifen, anstatt offiziell freigegebene Lösungen einzusetzen. Zu den am häufigsten genannten Motiven gehören Zeiteinsparungen, ein einfacherer Zugang sowie unzureichende Alternativen. Häufig bremsen zudem fehlender Support, mangelndes Budget und fehlendes Wissen die Nutzung oder Entwicklung eigener KI-Lösungen aus, schreibt der Dienstleister auf seiner Website.

Welche Risiken durch Shadow AI entstehen

Ohne sachgemäße Überwachung und Kontrolle drohen Unternehmen durch Shadow AI weitreichende Folgen. Die Risiken reichen laut Zendesk von Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstößen bis hin zu direkten Sicherheitsbedrohungen. Ungeprüfte KI-Tools liefern zudem oft falsche oder widersprüchliche Ergebnisse. Diese beeinträchtigen Kundenbeziehungen und schaden dem Ruf der Mitarbeiter.

Hinzu kommt, dass nach Aussage von Golem.de „Personen, die KI-Tools verwenden, von Kollegen und Vorgesetzten als weniger kompetent, weniger fleißig und sogar als fauler eingestuft werden als jene, die traditionelle Hilfsmittel nutzen“. Das Online-Magazin bezieht sich dabei auf eine Studie der Duke University, die für viel Wirbel gesorgt hat.

Wie Sicherheitsrichtlinien die KI-Nutzung regeln

Das ändert aber nichts daran, dass uns die KI erhalten bleiben wird – ganz gleich, wie die Kollegen darüber denken. Zendesk empfiehlt deshalb, eine klare Strategie für den unternehmensweiten Einsatz von KI-Lösungen zu entwickeln. Nur so lässt sich der Missbrauch von Shadow AI verhindern. Der Cloud-Plattform-Dienstleister hat einige Best Practices verfasst, die bei der Umsetzung und Steuerung von KI-Projekten helfen.

Sie beginnen bei der gezielten Freigabe von KI-Tools, die durch Unternehmenslizenzen und Vereinbarungen mit den Anbietern abgesichert sind. Nur klare Alternativen verhindern langfristig den Einsatz nicht genehmigter Anwendungen, betont Zendesk. Eindeutige Richtlinien bei der KI-Nutzung, präzise Vorgaben sowie ein Governance-Rahmenkonzept sorgen für faire, transparente und unternehmensweit tragfähige Lösungen.

Zu den weiteren empfohlenen Maßnahmen zählen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen im KI-Bereich. Diese unterstützen die tägliche Anwendung und klären über Risiken und Folgen auf. Größere Unternehmen profitieren von einem KI-Kompetenzzentrum für die Koordination aller KI-Initiativen. Letztlich benötigen Unternehmen eine „Kultur der sicheren KI-Nutzung“.

Wann KI-Governance Unternehmensdaten schützt

Die zunehmende Verbreitung von Shadow AI macht es notwendig, unternehmensweite Sicherheitsrichtlinien für den Umgang mit KI-Tools und -Diensten zu entwickeln. Darin müssen Firmen klar festhalten, dass die Angestellten keine sensiblen Daten in öffentlich gehostete KI-Modelle wie ChatGPT hochladen dürfen. Bei jedem KI-Einsatz gilt: transparent kommunizieren. Außerdem dokumentiert, prüft und genehmigt die IT-Abteilung alle eingesetzten KI-Systeme.

Harmonic Security empfiehlt eine kontinuierliche Überwachung nicht autorisierter KI-Tools, um Datenlecks zu vermeiden. Gleichzeitig benötigen die Mitarbeiter Zugriff auf zugelassene Alternativen, die sie effektiv bei ihrer Arbeit unterstützen. Sicherheitsbewusste Firmen implementieren präzise justierbare Kontrollen, die auf Kontext, Nutzerrolle, Datensensibilität und die jeweils genutzte KI abgestimmt sind. Ergänzend dazu blockieren technische Maßnahmen den Datenabfluss in private KI-Accounts.

Die wachsende Shadow-AI-Problematik verlangt nach einem durchdachten Sicherheitskonzept. Der Zero-Trust-Ansatz bewährt sich in der Praxis als wirkungsvolle Schutzmaßnahme gegen unerwünschte Datenzugriffe. Er hinterfragt konsequent jede Verbindung – ob vom Büroarbeitsplatz oder aus dem Homeoffice. Eine durchdachte Sicherheitsarchitektur bewahrt Ihre Geschäftsdaten vor Kompromittierung, ohne dass sich die Beschäftigten durch übermäßige Restriktionen ausgebremst fühlen.

Jetzt Zero-Trust-Konzept gegen Shadow AI implementieren