Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung

Das Arbeiten von zu Hause stellt besondere Herausforderungen an Behörden: Wie sind sie zu erfüllen?

Die öffentliche Verwaltung muss dauerhaft an ihrer Attraktivität für die Bürger und die eigenen Mitarbeiter arbeiten. Die Corona-Pandemie zeigt: Um zukünftig flexibel auf zu erwartende Schwankungen im Bürger-Service nach außen und auf die Anforderungen nach innen reagieren zu können, müssen bestehende Strukturen teilweise überdacht und neu etabliert werden. Ein technisch nahtloser Übergang zwischen Homeoffice und Büroarbeitsplatz ist ein entscheidender Faktor für die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das gilt für die Privatwirtschaft, aber auch und gerade für die öffentliche Verwaltung.

Der Wunsch nach Homeoffice

In den zurückliegenden eineinhalb Jahren haben viele Menschen den Umstand, nicht jeden Tag im Büro sein zu müssen, schätzen gelernt. Lange Arbeitswege ins Büro entfielen und oft bleibt mehr Zeit für die Familie.

Homeoffice Nutzung Homeoffice

Das stellt die öffentliche Verwaltung vor zwei zentrale Aufgaben: Erstens die Effizienz durch Prozesse und Technologien zu steigern. Zweitens die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch einfache Bedienbarkeit zu schaffen. Denn was nutzt das Homeoffice, wenn es viele digital-analoge Brüche gibt und die Anwender ungern den Rechner hochfahren? Das papierlose Büro ist Grundvoraussetzung für flexiblere Arbeitsformen, ebenso wie höchste Sicherheit für die sensiblen Bürgerdaten.

VPN-Infrastruktur: Kompatibel, einfach und sicher muss sie sein

Die öffentliche Verwaltung hat oft mit sensiblen Bürgerdaten zu tun. Diese vor Unbefugten zu schützen ist eine zentrale Aufgabe. Darum steht das hochsichere Verschlüsseln der Daten bei deren Übertragung im Vordergrund. Welche Aspekte spielen bei der sicheren Übertragung eine Rolle? Da ist zum einen die Kompatibilität mit der vorhandenen technischen Ausstattung zu nennen. Keine öffentliche Verwaltung beginnt digital bei null. Außerdem braucht es zentrale Administrationsmöglichkeiten, eine einfache Bedienung und die Konfiguration muss genauso einfach möglich sein. On top brauchen die Daten die beste und technologisch aktuelle Verschlüsselung. Das ist derzeit der IKEv2-Standard kombiniert mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung. Das entspricht höchsten Datenschutzanforderungen. Apropos Datenschutz: Hier sollten DSGVO-konforme und in Europa befindliche Server zum Einsatz kommen.

VPN-Strategie: Abläufe und Zugriffsrechte strategisch festlegen

Öffentliche Verwaltungen funktionieren oft anders als privatwirtschaftlich organisierte Einheiten. Da sei zunächst die Besonderheit des vielfältigen Kunden- bzw. Bürgerkontaktes genannt. Unterschiedliche Prozesse erfordern verschiedene Schnittstellen – von der Anmeldung des Wohnsitzes bis zum allgemeinen Zahlungsverkehr. Dies bedeutet für Mitarbeiter im Homeoffice, dass sie je nach Position und Aufgaben mit einer Vielzahl von Daten arbeiten. Die KfZ-Zulassungsstelle braucht Informationen aus dem Melderegister und die Bauabteilung braucht beispielsweise für Genehmigungsprozesse aktuelle Katasterdaten.

Die strategischen Überlegungen müssen die Kernprozesse innerhalb der Verwaltung systematisch erfassen und bestimmten Optionen zuweisen. In welcher Kombination müssen Daten für die Verwaltungsmitarbeiter im Remote-Office zur Verfügung stehen? Welche Tiefe der Dateneinsicht ist u.U. erforderlich? Kann eine Softwarelösung über die Cloud bereitgestellt werden? Die Cloud-Technologie erleichtert auch die Arbeit von Systemadministratoren, da Updates beispielsweise automatisch eingespielt werden. Mit fortschrittlichen Anbietern wie NCP lassen sich beispielsweise VPN-Lösungen so betreiben, wie die Kommune es benötigt: Flexibel in der Cloud, unabhängig auf den Servern der Kommune (OnPremise) oder hybrid mit einer Management Console.

Der sichere Zugang zu Daten und Software, die nicht auf dem eigenen mobilen Rechner installiert ist, erfolgt in der Regel über ein Virtual Private Network (VPN). Über VPN-Tunnel ist es möglich, aus dem Homeoffice sicher auf die gewünschten Daten zuzugreifen – ohne dass sich Unbefugte Zugriff verschaffen können. Es gibt eine Reihe von Anbietern mit unterschiedlicher Ausrichtung, doch allein wegen der einfacheren Administration sollten Verwaltungen auch bei VPN auf softwarebasierte Lösungen setzen. Natürlich tragen auch die Faktoren Sicherheit, Flexibilität, leichte Administration und rasche Implementierbarkeit zum Erfolg bei.

Anforderungen konkret: Sicherheit, Service, Verfügbarkeit

Jeder kennt es: Nicht alles ist mit allem kompatibel – gerade in der IT. Darum ist es wichtig, die neu zum Einsatz kommenden Lösungen bestmöglich mit der geplanten bzw. vorhandenen Umgebung abzustimmen – Software, aber auch Hardware. Gerade, wenn Verwaltungen eine bestehende Lösung erneuern, sollte ein Wechsel wenig Aufwand verursachen und dauerhaft Vorteile bringen – bei der Produktivität beispielsweise. Es wäre ärgerlich, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice umständliche Bedienungsschritte durchführen müssen und die Administration unnötig viele IT-Ressourcen bindet. Idealerweise merkt man im Homeoffice nichts von den Softwareprozessen im Hintergrund. Der Rechner wird gestartet und man hat gleich die aus dem herkömmlichen Büro gewohnte Arbeitsumgebung.

Dennoch sind Mitarbeiterschulungen wichtig, um die Menschen für die möglichen Angriffe Cyberkrimineller zu sensibilisieren – denn die größte Gefahr für die IT-Security ist laut Studien der Mensch. Je besser die Mitarbeiter verstehen, wie genau der Remote-Zugriff funktioniert und auf was sie achten sollten, desto weniger Fehler passieren und desto besser funktioniert die Systemadministration als Ganzes.

Auch sollte die Investition in eine neue VPN-Lösung ein gutes Verhältnis von Kosten und Nutzen haben. Hierbei hilft z. B. das „Pay-per-Use-Modell“. Das bedeutet, dass nur diejenigen VPN-Clients Kosten verursachen, die auch wirklich genutzt werden; und zwar in einer möglichst kleinen Zeiteinheit, also monatlich. Dahinter steht auch der Aspekt der Skalierbarkeit. Diese muss rasch in beide Richtungen vonstattengehen können, damit in einem Notfall wie einer Pandemie oder Naturkatastrophen schnell gehandelt werden kann und die Möglichkeit besteht, dass nach Bedarf spontan sehr viel mehr Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten können.

Mit Blick auf das noch nicht flächendeckend vorhandene Glasfasernetz mit hohen Bandbreiten ist zudem ein System am besten, das Bandbreitenschwächen durch Priorisierung von Anwendungen und Datenströmen optimieren kann.

Weitere Informationen zu VPN-Lösungen für die öffentliche Verwaltung: https://www.ncp-e.com/de/loesungen/vpn-fuer-staatliche-einrichtungen/

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