Gastbeitrag: Kommunaler Austausch zu Digitalprojekten: Die Initiative K

Kommunen in der Verwaltungsdigitalisierung auf sich gestellt

Digitalisierung in der Verwaltung – ein Thema, das in den letzten beiden Jahren eine deutliche Trendwende erfahren hat. Behörden sahen sich auf jeder Ebene gezwungen, zum einen ihre Belegschaft von zuhause arbeiten zu lassen, andererseits aber auch die Digitalisierung von Prozessen deutlich zu beschleunigen. Die Pandemie hat den nötigen Druck erzeugt, bei Behörden (und natürlich auch bei Unternehmen) die Digitalisierung ernsthaft anzugehen. Verwaltungsdigitalisierung findet auf jeder Ebene statt: Bundesministerien und Bundesbehörden müssen sich ebenso digitalisieren wie die Verwaltungen der Bundesländer.

Entscheidend sind aber auch die Kommunen: In Deutschland gibt es über 11.000 Städte, Gemeinden und Kreise. Die untere Verwaltungsebene ist für die meisten Verwaltungsleistungen die wichtigste Anlaufstelle für Bürger. Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Städte und Kommunen (neben Bund und Land) außerdem dazu verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen (von Baugenehmigungen über Wohngeldanträge bis zur Hundesteueranmeldung) bis Ende 2022 online anzubieten. Insgesamt gibt es Hunderte Dienstleistungsthemen, die digital abgebildet werden müssen. Kommunen stehen diesen Herausforderungen allerdings meist allein gegenüber: Es fehlt an konkreter Unterstützung durch Bund und Land, vor allem aber an Vernetzung und Kooperation von Kommunen untereinander. In dieser doppelt herausfordernden Situation durch Pandemie und OZG-Umsetzung entstanden und entstehen viele Beispiele erfolgreicher Digitalisierungsprojekte, Prozesse und Erfahrungen.

Ziel: Erfahrungsaustausch und Vernetzung

Als Public Affairs Beratung gehören Behörden aller Verwaltungsebenen zu unseren Gesprächspartnern bei elfnullelf. Im Rahmen von Beratungsprojekten stehen wir auch mit vielen Kommunen in Kontakt. In den Gesprächen hörten wir heraus, dass alle Städte, Kommunen und Kreise im Prinzip vor sehr ähnlichen Herausforderungen stehen: Verwaltungsleistungen müssen digitalisiert werden, gleichzeitig soll auch die Kommune an sich zur „Smart City“ werden. Dabei bestehen große Unterschiede: Manche Kommunen haben schon vor Jahren Homeoffice eingeführt und mehrere smarte Projekte entwickelt, andere Städte sehen schon die verpflichtende OZG-Umsetzung als Herausforderung.

Initiative K – Vernetzen und Kooperieren

Eine Zusammenarbeit zwischen Kommunen hat vielen Digitalisierern dabei gefehlt, es existieren dazu nicht ausreichend Austauschformate. Vor genau einem Jahr im Frühjahr 2021 entwickelten wir die Idee, ein solches Format zu schaffen, um Kommunen eine Plattform zu geben, sich über Erfahrungen bei der Umsetzung von Digitalprojekten zu geben.

Wir haben deswegen die Initiative K ins Leben gerufen. Die Idee ist einfach: Kommunen haben gleiche Aufgaben, regelmäßig werden ähnliche oder gleichartige Digitalprojekte in mehreren Kommunen umgesetzt, die vom Austausch und den Erfahrungen anderer Städte hätten profitieren können. Sie stehen nicht in Konkurrenz zueinander, können sich gegenseitig vielmehr Unterstützung bieten, um gemeinsam die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.

Unterstützt hat uns dabei die Firma NCP engineering. NCP arbeitet als deutscher VPN-Anbieter und technologischer Marktführer seit Jahren mit zahlreichen Kommunen, Behörden und Ministerien zusammen. Insbesondere hat das Unternehmen Erfahrung in Projekten mit interkommunaler Zusammenarbeit. NCP begleitet seither konstruktiv die Initiative K und den Erfahrungsaustausch zwischen den Kommunen und bringt sich mit eigenen Erfahrungen und Impulsen ein

Erfahrungen mit der Initiative K

Wir haben Städte und Kommunen mit vielversprechenden Digitalisierungsprojekten kontaktiert, um Impulsgeber für die Digitalveranstaltungen zu gewinnen. In der bisher rein virtuellen Veranstaltungsreihe ist jeweils eine Kommune „digitaler Gastgeber“ und eröffnet mit einem Grußwort des Bürgermeisters oder Landrats das Event. In den professionellen Onlineformaten stellen IT- und Digitalisierungsverantwortliche von Kommunen digitale Vorzeigeprojekte anderen Digitalisierern vor. Anschließend gibt es die Möglichkeit der freien Vernetzung. Die Initiative K bietet eine Hilfestellung für Verantwortliche in Kommunen, Kontakte zu knüpfen und sich zu den aktuellen Themen im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung - intern und extern - auszutauschen.

Im Mai und Juni 2021 sind wir mit vier Events in Baden-Württemberg gestartet, danach schlossen sich fünf Events in Nordrhein-Westfalen im Herbst/Winter 2021/22 an. Die Resonanz auf die Veranstaltungen war beeindruckend: Wir haben uns in den Events über Impulse von fast 30 Kommunen in NRW und BW austauschen können. Bislang konnten wir mehr als 350 Teilnehmer aus Kommunen und Kreisverwaltungen erfolgreich miteinander vernetzen. Momentan laufen die Vorbereitungen für die Initiative K in Bayern, die Kommunen und Kreise des Freistaats vernetzen soll.

Für das Projekt konnte elfnullelf die Firma NCP als Experte und Sponsor gewinnen, der den Erfahrungsaustausch zwischen den Kommunen konstruktiv begleitet.

Marian Blok / Johanna Weirauch