Was Kommunen in der Digitalisierung brauchen – ein Fazit aus der Initiative K

Die zweifache Challenge der Städte und Landkreise

Die Gesellschaft, Wirtschaft, der Staat: Alle digitalisieren sich, müssen es sogar. Die digitale Revolution schreitet immer weiter voran, über das Internet 1.0 zu allumfassender Vernetzung von Rechnern, Geräten und Prozessen. Dieser Herausforderung nachzukommen ist für staatliche Behörden ein komplexes Unterfangen, die vielfach weniger Ressourcen, Möglichkeiten und Handlungsfreiheiten haben als private Akteure.

Vor besonderen Herausforderungen stehen Städte und Kommunen, die in Verwaltungsaufgaben, aber auch in der digitalen Gestaltung des unmittelbaren Lebensraums der Bürger, die größte Last tragen. Städte, Dörfer und Kommunen haben eine Doppelbelastung zu meistern: eGovernment und SMART Citys. Die Aufgaben der Verwaltungsdigitalisierung sind gesetzliche Pflicht: Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) müssen Kommunen Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 online anbieten. Unabhängig davon, dass mittlerweile die OZG-Umsetzung bis Jahresende als unrealistisch gilt, wird die Herausforderung der Verwaltungsdigitalisierung Bund, Länder und Kommunen auch weiter beschäftigen.

Neben der Pflichtaufgabe eGovernment steigen aber auch die Erwartungen der Bürger an die Digitalisierung der Stadtgesellschaften durch SMART-City Projekte. Bürger erleben die zunehmende Vernetzung und Digitalisierung in ihrem Alltag. Termine, Reservierungen, Einkäufe und Dienstleistungen können vielfach online erledigt werden: Eine Erwartungshaltung, die auch auf Kommunen übertragen wird. Bürger erwarten beim Parken, Melden von Mängeln und anderen städtischen Dienstleistungen die gleiche digitale Flexibilität wie von Unternehmen.

Die Initiative K – eine Reihe von Veranstaltungen für Kommunen (bisher in den Bundesländern Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen und Bayern) bietet die Möglichkeit, Digitalprojekte anderen Kommunen vorzustellen und diese zu diskutieren. In bislang zehn Veranstaltungen hatten 34 Kommunen Gelegenheit, in Impulsen ihre Projekte vorzustellen, mehr als 350 städtische IT- und Digitalisierungsbeauftragte haben an den Veranstaltungen teilgenommen. In den Diskussionen konnten die Kommunen aus ihren Erfahrungen darüber berichten, unter welchen Voraussetzungen Städte und Landkreise Digitalprojekte erfolgreich umsetzen können. Mit der Erfahrung aus diesen Veranstaltungen und Diskussionen können wir einige Lehren ziehen, die sich aus den Ausführungen fast aller Kommunen ergeben haben. Denn grundsätzlich verbindet Städte, Dörfer und Kreise aller Bundesländer mehr als sie trennt.

Ausgangsbedingungen für kommunale Digitalisierung

Bei der Vernetzung des Bundes geht es um Ministerien nachgeordnete Behörden, eine insgesamt überschaubare Zahl von Organisationen, die aber – zumindest in der Digitalisierung – zentral administriert werden kann. In den Landesverwaltungen sieht es ähnlich aus. In Deutschland gibt es weit über 11.000 Kommunen, die alle vor den gleichen digitalen Herausforderungen stehen (bei der OZG-Umsetzung sogar vor denselben). Kommunen teilen miteinander sehr ähnliche Ausgangsbedingungen für die Umsetzung digitaler Projekte. Vielfach haben wir in der Initiative K die Erfahrung gemacht, dass Kommunen fast identische Projekte entwickelt haben, vor gleichen Herausforderungen standen und ähnliche Lösungen entwickelt haben: Diese Synergien können noch nicht genutzt werden, denn es gibt wenig bis keine Foren und Plattformen zum Austausch über digitale Projekte.

Als Arbeitgeber dürfen Kommunen darüber hinaus nur Gehälter im Rahmen des öffentlichen Dienstes anbieten und so fällt es ihnen (wie anderen Behörden) ggf. schwerer, IT-Fachkräfte zu gewinnen. Neben dem Thema Fachkräftemangel spielen auch zeitliche und finanzielle Ressourcen eine Rolle, die für digitale Projekte bereitstehen müssen. Die Finanzlage kann es durch Haushaltsvorbehalte und andere gesetzliche Einschränkungen erschweren, neue Projekte finanziell umzusetzen. Im Gegensatz zu Unternehmen sind Kommunen außerdem verpflichtet, ihre Anschaffungen und Projekte auszuschreiben. Ab bestimmten Projektgrößen müssen Ausschreibungen gar europaweit gestellt werden, um den Regeln des Vergaberechts zu genügen. Für die Erstellung von Ausschreibungen müssen genaue Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen gestellt werden – eine Herausforderung für innovative Projekte, in denen städtische Digitalisierer die genauen Spezifikationen nicht immer absehen können.

Kommunale Vernetzung – Erfahrungen teilen

Das wichtigste Fazit der Initiative K ist die Bedeutung von Vernetzung. Der Austausch unter Kommunen, besonders über Bundesländergrenzen hinweg, ist eine große Chance, um Synergien zu nutzen. In den Diskussionen kam eine Aussage immer wieder vor: „Niemand muss das Rad neu erfinden“. Jedes Digitalprojekt einer Kommune kann aus passenden Erfahrungen anderer Städte und Gemeinden schöpfen – jetzt muss es darum gehen, diese Möglichkeiten zu schaffen und auszubauen. Kommunen brauchen Austauschplattformen, Veranstaltungen und Vernetzung. Außerdem sollten Plattformen geschaffen werden, über die Kommunen sich informieren können, wo ein ähnliches Digitalprojekt vielleicht schon umgesetzt wurde, um von Erfahrungen zu profitieren.

Kommunen stehen zueinander in keiner Konkurrenz, eine Vernetzung und Unterstützung untereinander ist eine gigantische Chance und bietet keinerlei Nachteile. Dies gilt nicht nur für den Informationsaustausch, sondern auch für die gemeinsame Umsetzung von Digitalprojekten. Es ist im Interesse der Bürger, aber auch des Bundes und der Länder, wenn Kommunen so digital wie möglich werden können. Staatliche Stellen, aber auch die kommunalen Verbände sollten daher überlegen, in welcher Weise Kommunen mehr und enger miteinander vernetzt werden können.

Menschen mitnehmen – Entscheider, Mitarbeiter und Bürger

Eine ebenso wichtige Erfahrung der Initiative K ist es, die Menschen mitzunehmen. Digitalprojekte können die beste Soft- und Hardware haben, um dann von Menschen abgelehnt oder nicht benutzt zu werden. Kommunale Digitalisierung muss insbesondere drei Gruppen abholen: Zum einen Entscheider wie Bürgermeister, Landräte und Amtsleiter, zum anderen die Mitarbeiter der Kommune. Außerdem müssen am Ende die Bürger die Digitalisierung mittragen.

Digitalprojekte können nicht gegen die Entscheider in den Kommunen umgesetzt werden, vielmehr ist es die Aufgabe der Digitalisierer, Bürgermeister und Landräte als Unterstützer zu gewinnen. Innovative Projekte bedeuten fast immer eine Disruption bestehender Prozesse. Die Herausforderung ist es, Vorteile der digitalen Prozesse herauszustellen und Interessensvertreter zu überzeugen. Ähnliches gilt natürlich für die Mitarbeiter der Kommunen: Schlüsselfaktor ist der Rückhalt für Digitalisierungsprojekte in der gesamten Behörde, Sachbearbeiter können Digitalprojekte ebenso blockieren wie die Führungsebene. Durch klare Kommunikation werden ggf. bestehende Sorgen und Ängste vor mehr Digitalisierung ausgeräumt. Was den Bürger betrifft, so geht es in der Kommunikation der Kommune nicht darum, Bewohner von Digitalisierungsprojekten zu überzeugen, sondern vielmehr sie zu informieren: Viele Bürger werden nicht zu Nutzern, schlicht aus Unkenntnis über die digitalen Möglichkeiten ihrer Heimatkommune.

Für das Projekt konnte elfnullelf die Firma NCP als Experten und Partner gewinnen, der den Erfahrungsaustausch zwischen den Kommunen konstruktiv begleitet.

Marian Blok / Johanna Weirauch